Project Description

bluecue unterstützt KEB bei der Migration von IBM Domino/Notes zu Microsoft Exchange/Outlook

892 aktive Mailuser und 1,5 TB Mailvolumen, verteilt auf Standorte von Amerika über Europa bis Asien, sollten bei der Karl E. Brinkmann GmbH (KEB) von IBM Domino zu Microsoft Exchange migriert werden – ohne jegliche Ausfallzeiten für die Benutzer. Für die bluecue consulting GmbH & Co. KG ist das kein Problem, denn genau hier hat das Collaboration Systems-Team einen Kompetenzschwerpunkt, der durch eigenentwickelte Werkzeuge gestützt wird.

„Wir haben uns für bluecue als Partner entschieden, weil bluecue in beiden Welten zu Hause ist“, sagt Björn Göldner, zuständig für Systemintegration bei KEB. „bluecue ist sowohl langjähriger IBM- als auch Microsoft-Partner und bringt daher das notwendige Know-how für eine solche Migration mit.“

Dieses doppelte Know-how ist wichtig, da eine solche Umstellung nur dann reibungslos durchgeführt werden kann, wenn bereits vor der eigentlichen Datenmigration die Systemlandschaft analysiert wird und gegebenenfalls auftretende Probleme behoben werden. „Unser Projektansatz bei Migrationen ist möglichst schmerzfrei für den Enduser“, sagt Torben Volkmann, Managing Consultant bei bluecue, und ergänzt: „Damit das gelingt, bereinigen wir die Datenbasis und stellen eine saubere Migrationsumgebung her. Der Anwender selbst wird so überhaupt nicht mit Problemen konfrontiert und bekommt bestenfalls von der Umstellung nichts mit.“

Standardisierte Perfektion

KEB hat seinen Hauptsitz im ostwestfälischen Barntrup und beschäftigt dort rund 600 Mitarbeiter. Der ursprüngliche Auftrag an bluecue bestand darin, zunächst ausschließlich die Domain keb.de in die Exchange-Umgebung zu überführen. Hierfür gingen die Experten nach dem klassischen bluecue-Phasenmodell vor: Der erste Schritt ist die Analyse des Ist-Zustands, gefolgt von der Anforderungsableitung und dem Design des Betriebskonzepts der neuen Mailplattform sowie der dazugehörigen Migrationswege, bevor die Umstellung in einer Testumgebung durchgespielt wird. Erst danach erfolgt die tatsächliche Migration. „Die Herausforderungen bei Mailmigrationen sind immer sehr ähnlich“, erklärt Volkmann.

„Unser Erfolgsrezept ist, dass wir die unterschiedlichen Projekt-phasen immer weiter perfektioniert und standardisiert haben.“ Und nicht nur das: bluecue hat für Migrationen ein eigenes Tool entwickelt, das sogenannte bluecue Process for IBM Domino Migration. Dieses Tool ist in der Lage, die Domino-Daten speziell für die Migration zu analysieren und aufzubereiten. „Es gibt immer Besonderheiten zwischen dem Quell- und dem Zielsystem“, erklärt Volkmann. „Unser Tool erkennt beispielsweise verschlüsselte Elemente oder kritische Werte von Elementgrößen. Diese möglichen Problemfälle werden identifiziert und können von den zuständigen Administratoren mit den Anwendern geklärt werden.“ Die eigentliche Migration kann dann ohne Fehlermeldungen und Problembehandlungen im Nachgang durchgeführt werden. Und so wundert es auch nicht, dass der Projektverantwortliche bei KEB, Björn Göldner, auf die Frage, welche Reaktionen er aus dem Unternehmen nach der Migration erhalten habe, nur nüchtern mit den Schultern zuckt: „Mir fällt nichts ein. Also, es gab keine negativen Punkte. Alles hat wunderbar geklappt und darum war das Feedback von allen Seiten auch nur positiv.“

Weltweite Migration

Schlussendlich hat bluecue KEB jedoch nicht nur bei der ersten Migrationsphase unterstützt, sondern auch, als die verschiedenen Werke in Amerika, Österreich, Italien, England, Frankreich und China migriert wurden. „Wir waren bei der Migration von keb.de aufgrund unserer kontinuierlich weiterentwickelten Werkzeuge

so viel schneller als geplant, dass wir den Kunden ohne Mehrkosten auch bei der weltweiten Migration unterstützen konnten“, beschreibt Volkmann die Erweiterung des Auftrags, wozu selbstverständlich auch die Umstellung der mobilen Endgeräte zählte.

„Das war wirklich ein rundes Projekt“, fasst Göldner zusammen. „Wir haben die Migration nach verschiedenen Domänen aufgeteilt und jeweils einen Standort an einem Wochenende migriert. Dabei haben wir eine Soft-Big-Bang-Strategie gewählt.“ Für die Anwender bedeutet das, dass sie jeweils bis Freitagnachmittag ganz normal mit ihrem Notes-Client arbeiten konnten. Bei der nächsten Anmeldung am Montagmorgen konnten sie dann mit allen Daten von Outlook aus weiterarbeiten. Die Notes-Clients sind aber nicht einfach verschwunden, sondern können von den Benutzern nach wie vor geöffnet werden, allerdings nur lesend. „So verhindern wir, dass Benutzer auch nach der Migration noch mit ihrem Notes-Client arbeiten. Gleichzeitig können sie so aber prüfen, ob in ihrem Outlook etwas fehlt“, erklärt bluecue-Experte Volkmann.

Auch dafür wurde das bluecue-Migrationstool verwendet. „Das Tool hat automatisiert allen Benutzern auf der Notes-Datenbank die Berechtigung ‚read only‘ zugewiesen. Ohne bluecue Process hätten wir die Berechtigung für jeden User händisch eintragen und geradeziehen müssen, was uns vermutlich mehrere Tage gekostet hätte. So hat es 25 Minuten gedauert“, erzählt Göldner.

Eine runde Sache

Ausgangspunkt für die Migration war die Vorgabe der Geschäftsführung, die Softwarelieferanten zu konsolidieren. Für Göldner und sein Team bedeutet das im Nachhinein deutlich weniger Aufwand: „Vor der Migration mussten wir unsere Benutzer in verschiedensten Systemen synchron halten, also beispielsweise im Active Directory und im IBM Domino. Jetzt haben wir keine unterschiedlichen Plattformen mehr und müssen auch keine Schnittstellen oder Gateways mehr bauen“, freut er sich.

Die Tatsache, dass die Migration reibungslos und noch dazu schneller als geplant durchgeführt wurde, trägt zur positiven Stimmung bei. „Bei Projekten dieser Art sind eine gute Planung und saubere Dokumentation sämtlicher Schritte notwendig“, erklärt Göldner. „bluecue hat uns den technischen Weg ganz genau aufgezeigt, uns bei notwendigen Lizenzierungen unterstützt und wusste bei sämtlichen Fragen jederzeit, was gemacht werden muss oder wie lange einzelne Schritte dauern. Das sind einfach Experten auf dem Gebiet.“

Über KEB

Die Karl E. Brinkmann GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit Hauptsitz im ostwestfälischen Barntrup. Das Unternehmen wurde 1972 gegründet und beschäftigt mittlerweile 1.200 Mitarbeiter weltweit, die hochwertige Produkte und Dienstleistungen der Steuerungs- und Antriebstechnik erstellen. Die primäre Wertschöpfung der KEB findet im Bereich Antriebstechnik für Maschinenbau statt.

Karl E. Brinkmann GmbH Försterweg 36 – 38 32683 Barntrup

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  • UnternehmenKarl E. Brinkmann GmbH, Barntrup
  • ProfilDie Karl E. Brinkmann GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit Hauptsitz im ostwestfälischen Barntrup. Das Unternehmen wurde 1972 gegründet und beschäftigt mittlerweile 1.200 Mitarbeiter weltweit, die hochwertige Produkte und Dienstleistungen der Steuerungs- und Antriebstechnik erstellen. Die primäre Wertschöpfung der KEB findet im Bereich Antriebstechnik für Maschinenbau statt.