Project Description

Zusammen mit bluecue migriert die itelligence AG von IBM Domino zu Microsoft Exchange

Zeit, Performance, Datenqualität: Bei Datenmigrationen müssen verschiedenste Faktoren sichergestellt werden. Vor allem dann, wenn sie viele Anwender betrifft. Für die itelligence AG stand daher fest: Für die Migration von IBM Domino/ Notes zu Microsoft Exchange/ Outlook der insgesamt 1.400 zu migrierenden Mitarbeiter wird ein externer Berater herangezogen. Die bluecue consulting GmbH & Co. KG hat dafür natürlich ihr selbst entwickeltes Migrationstool mitgebracht.

Mit dem scopeTool „bluecue Process for IBM Domino Migration“ können Migrationsdaten im Vorfeld analysiert, vorbereitet und die dadurch gewonnene Transparenz für eine optimale Planung der anstehenden Migration genutzt werden. „Die Datenanalyse ist wirklich sehr hilfreich“, findet Winfried Fromm, Projektmanager bei der itelligence AG. „So ist man nicht im Blindflug unterwegs, sondern kann mit den gesammelten Daten die ganze Situation besser einschätzen.“

Daniel von Hörsten, Senior Consultant bei bluecue, ergänzt: „Mit dem Tool können wir viele Dinge automatisieren, die eigentlich händisch durchgeführt werden müssten. Bei der itelligence-Migration haben wir es beispielsweise dafür genutzt, Weiterleitungsadressen festzulegen. Denn die Mails kommen ja von außen auf dem Dominoserver an. Von dort sollen sie aber nicht mehr in die Mailpostfächer zugestellt, sondern auf den Exchange Server und das entsprechende Postfach weitergeleitet werden. Dafür geht unser Agent jedes Personendokument durch und setzt automatisch die entsprechende Weiterleitungsadresse.“

Partner statt Alleingang

Über dieses Tool ist itelligence überhaupt erst auf bluecue aufmerksam geworden. Denn die Migration von Domino auf Exchange stand für alle der mehr als 20 itelligence-Ländergesellschaften mit rund 6.000 Benutzerkonten auf dem Programm. Landesgesellschaften mit weniger als 500 Mitarbeitern wurden mit einem anderen Tool migriert. Das hatte zunächst auch das Team der deutschen itelligence AG vor. Der Haken bei dem bisherigen Vorgehen: jeder Mitarbeiter hätte aktiv werden und seine Daten mit einem ungefähren Zeitaufwand von zwei Stunden selbst migrieren müssen. „Bei 1.400 Mitarbeitern kommt da ein hoher finanzieller und koordinativer Aufwand zusammen“, so Projektmanager Fromm.

Auf der Suche nach Alternativen und bei der weiteren Recherche „haben wir noch andere Unzulänglichkeiten festgestellt und gemerkt: Es gibt so viele Fragen zu beantworten. Wir hätten das eigentlich alles mehrfach durchführen und trainieren müssen, um die nötige Erfahrung zu sammeln. Oder man holt sich gleich jemanden ins Haus, der das schon öfters gemacht hat.“ In diesem Fall: bluecue mit ihrer langjähriger Domino- und Exchange-Erfahrung sowie dem eigenen Migrations-Unterstützungstool. „Schon beim ersten Gespräch hat bluecue die allermeisten unserer Fragen sofort aus dem Stand heraus beantwortet. Das haben wir so nicht erwartet und hat uns einen sehr guten Eindruck gegeben“, erinnert sich Fromm.

Während eines zweitägigen Proof of Concept (PoC) haben die Experten daraufhin gezeigt, dass sie die Anforderungen der Migration sowohl qualitativ als auch performant erfüllen können. Während bluecue sein eigenes Tool für die Vorbereitung und Analyse von Migrationen nutzt, setzt das Beratungsunternehmen bei der eigentlichen Migration auf Quest als Werkzeug. Die damit durchgeführte Migration von 10 Testusern als Qualitäts-Check sowie die Migration von 50 Dummy-Mailboxen als Performance-Check war eindeutig: „Der Proof of Concept war sehr überzeugend“, fasst Fromm zufrieden zusammen.

Vom PoC zur eigentlichen Migration

Schon für den PoC hat von Hörsten von bluecue zusammen mit dem itelligence-Team die Migrationsumgebung so realitätsnah wie möglich aufgebaut, sodass diese für den weiteren Verlauf genutzt werden konnte. Trotzdem wurde vor der Hauptmigration noch ein Pilot mit rund 100 Usern durchgeführt, denn: „Bei Migrationen kommt es immer wieder aufs Detail an“, findet Fromm. „Durch den Zwischenschritt der Pilotmigration konnten wir sehen, ob wir wirklich die wichtigsten Schritte automatisiert haben. Schritte, die Zeit kosten würden, wenn man plötzlich nicht mehr 10 sondern eben 1000 User migriert.“ von Hörsten ergänzt, dass im PoC und der Pilotmigration auch immer noch „Anpassungen vorgenommen werden konnten, die die eigentliche Migration am Ende reibungslos gestaltet haben. Das Schöne dabei ist: Quest erkennt anhand der Message ID, welche Daten bereits migriert sind, sodass bei Anpassungen nur die neuen Informationen transferiert werden.“

Perfektes Timing, geringer Impact

Die Hauptmigration der Benutzerdaten, Kontakte, Kalender und Ressourcen von rund 900 Mitarbeitern sollte schließlich an einem Wochenende passieren, damit „die User möglichst wenig beeinträchtigt werden und im Idealfall nahtlos weiterarbeiten können“, beschreibt Fromm eine der Anforderungen. Für Experte von Hörsten bedeutete das, ggf. auftretende Fehler während der Migration direkt zu analysieren und zu beheben. Als sich beispielsweise der Umzug der Ressourcen als schwierig erwies, hat der erfahrene Berater direkt gemeinsam mit Quest nach einer Lösung gesucht und gefunden. „von Hörsten hatte eine gute Idee und hat das scheinbar Unmögliche tatsächlich ermöglicht“, freut sich Fromm, der so mit seinem Team den Zeitplan einhalten konnte.

„Wir haben viel positives Feedback von den Mitarbeitern zur Migration bekommen“, erzählt er weiter. „Sowohl in Bezug auf die Migrationsqualität als auch auf die Kommunikation. Auch dabei hat bluecue uns unterstützt, indem gemeinsam geklärt wurde, was auf jeden Fall kommuniziert werden muss.“ Bei so viel Planung, Analyse und gewonnenen Erkenntnissen wundert es auch nicht, dass die nachgezogene Migration eines zweiten Deutschen Standorts mit rund 300 Mitarbeitern laut von Hörsten und Fromm „absolut reibungslos“ abgelaufen ist.

Großes Projekt, gutes Team

Die Migration der E-Mails möchte itelligence nun selbst durchführen, hat dafür aber von bluecue eine detaillierte Anleitung der einzelnen Schritte zur Verfügung gestellt bekommen. „Sollten größere Fehler auftreten, können wir uns bei bluecue melden. Denn auch das Interpretieren von Fehlermeldungen bedarf einiges an Erfahrung und wenn jemand die allermeisten Fehlermeldungen bereits kennt, spart das natürlich Zeit“, so Fromm.

Überhaupt würde er bei Migrationen jederzeit wieder mit einem Berater zusammenarbeiten, denn „man darf so ein Projekt nicht unterschätzen, weil die Daten einfach zu wichtig sind und es wirklich auf Erfahrung ankommt.“ Auf die abschließende Frage, ob noch etwas zum Projekt gesagt werden müsste, schmunzelt er und meint: „Ich finde es durchaus wichtig, dass es auch Spaß gemacht hat, mit Herrn von Hörsten zusammenzuarbeiten. Da passte wirklich alles.“

 

 

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Project Details

  • Unternehmenitelligence AG, Bielefeld
  • Profilitelligence ist als eines der international führenden SAP-Beratungshäuser mit rund 6.000 hochqualifizierten Mitarbeitern in 24 Ländern vertreten. Mit seinem umfassenden Leistungsspektrum – von der SAP-Strategie-Beratung, SAP-Lizenzvertrieb über selbstentwickelte SAP-Branchenlösungen sowie Application Management Services bis hin zu Hosting Services – erzielte das Unternehmen in 2016 einen Gesamtumsatz von rund 777,9 Mio. Euro.